Verifactu en una instaladora: fechas, facturar desde la obra y qué pedir al programa

Una empresa instaladora factura de una forma que no se parece a la de una tienda. Facturas desde el móvil en casa del cliente, al cerrar un parte. Facturas certificaciones de obra cada mes. Facturas cuotas de mantenimiento en remesa. Pides anticipos para el acopio de material. Y te equivocas, como todo el mundo, en un precio o en un NIF.

Verifactu cambia la forma de hacer casi todas esas operaciones. Esta guía explica qué es, cuándo te obliga, qué cambia en el día a día de una instaladora y qué tienes que preguntarle a tu proveedor de software antes de diciembre.

Las fechas, en una tabla

Quién	Fecha límite para tener el programa adaptado	Norma
Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades)	Antes del 1 de enero de 2027	RD 1007/2023, disposición final cuarta
Autónomos y resto de obligados	Antes del 1 de julio de 2027	RD 1007/2023, disposición final cuarta
Factura electrónica entre empresas, más de 8 millones de facturación	12 meses después de la orden ministerial	RD 238/2026, disposición final cuarta
Factura electrónica entre empresas, resto	24 meses después de la orden ministerial	RD 238/2026, disposición final cuarta

Las fechas de Verifactu son las que fijó el Real Decreto-ley 15/2025, que retrasó un año las anteriores. El Congreso lo convalidó en diciembre de 2025 (resolución en el BOE). A 30 de septiembre de 2026, el texto consolidado del Reglamento no recoge ningún aplazamiento posterior.

Ha habido dos aplazamientos. Es normal que te preguntes si habrá un tercero. Planifica con las fechas que están en el BOE. Si cambian, lo actualizaremos aquí.

Qué es Verifactu, sin tecnicismos

El nombre oficial es largo: Reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Lo aprobó el Real Decreto 1007/2023. La idea es sencilla: que ningún programa de facturación permita borrar, esconder o cambiar facturas sin dejar rastro.

Para conseguirlo, el programa tiene que hacer varias cosas cada vez que emites una factura:

• Crear un registro de facturación con los datos de la factura: tu NIF, el del cliente, número y serie, fecha, tipo de factura, importes (artículo 10).
• Encadenarlo con el anterior mediante una huella o hash (artículo 12). Si alguien cambia una factura antigua, la cadena se rompe y se nota.
• Impedir la edición. Cualquier corrección se hace con un registro nuevo, nunca cambiando el original (artículo 8.2.a).
• Imprimir un código QR en la factura, en papel o en PDF, con los datos para que el cliente la compruebe en la Agencia Tributaria (Orden HAC/1177/2024, artículos 20 y 21).

Las dos modalidades

El Reglamento permite dos formas de cumplir:

1. Modalidad VERI*FACTU. El programa envía cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura. La factura lleva la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Estos sistemas no tienen que firmar electrónicamente los registros; les basta con la huella (artículo 16).
2. Modalidad no VERI*FACTU. El programa guarda los registros, encadenados y firmados electrónicamente, y los pone a disposición de Hacienda si los pide. No envía nada en el momento.

Para una instaladora pequeña, la primera suele ser la más sencilla: el programa hace el trabajo y no tienes que custodiar registros firmados. Pregunta a tu proveedor qué modalidades admite su programa. Algunos solo trabajan en una.

Quién no está afectado

• Quien lleva el Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA (artículo 3.3 del Reglamento).
• Quien tributa por normativa foral en el País Vasco o Navarra, según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria. Allí rigen sus propios sistemas.
• Quien factura a mano, sin ningún sistema informático. Pero la Agencia Tributaria aclara que no puedes mezclar: si usas un programa para una parte de las facturas, no puedes hacer el resto a mano. Y si una hoja de cálculo genera tus libros registro del IVA, cuenta como sistema de facturación.

No hay homologación: hay declaración responsable

Muchos comerciales dicen «nuestro programa está homologado para Verifactu». Esa homologación no existe. La Agencia Tributaria no certifica programas ni publica una lista oficial (preguntas frecuentes sobre la declaración responsable).

Lo que existe es la declaración responsable del fabricante (artículo 13 del Reglamento). Es un documento firmado en el que el fabricante afirma que su programa cumple. Tiene que:

• Constar por escrito y de forma visible dentro del propio programa, en cada versión.
• Estar a tu disposición cuando compras el programa.
• Identificar el programa, su versión, sus funciones y al fabricante, con fecha y lugar de firma.

Pídela antes de firmar. Si el fabricante no te la da, o te manda un certificado de un tercero en su lugar, sigue buscando. En nuestra comparativa de programas SAT indicamos qué fabricantes la tienen publicada.

Las multas

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece dos sanciones:

• Para ti, como usuario: 50.000 € por cada ejercicio en que tengas un programa que no cumple, sin certificar cuando debe estarlo o alterado.
• Para el fabricante o vendedor: 150.000 € por ejercicio y por cada tipo de programa que no cumple.

La multa al usuario es fija. No depende de lo que factures. Por eso la declaración responsable no es un trámite: es tu prueba de que usaste un programa que decía cumplir.

Qué cambia en el día a día de una instaladora

Facturar desde el parte, en casa del cliente

Es el caso más típico en un servicio técnico. El técnico cierra el parte, el cliente firma y la factura sale en el momento.

Con Verifactu, la factura emitida desde el móvil tiene que registrarse igual que la de la oficina: con su huella, su QR y, en modalidad VERI*FACTU, su envío. Pregunta qué pasa si el técnico está en un sótano sin cobertura. Hay programas que permiten crear el parte sin conexión y emitir la factura al sincronizar. Otros dejan emitirla sin conexión y la envían después. Pídele al proveedor que te lo explique por escrito.

Si no quieres líos, que el técnico cierre el parte y que la factura salga de la oficina ese mismo día. Sigues cobrando rápido y tienes una persona revisando antes de emitir. Lo explicamos en qué debe llevar un parte.

Factura simplificada o completa

La factura simplificada (el antiguo ticket) sirve para importes pequeños a particulares. El registro de Verifactu indica el tipo de factura (artículo 10.1.f). Si un particular te pide después una factura completa, se emite una factura en sustitución que identifica la simplificada (artículo 10.1.h). Tu programa tiene que saber hacerlo sin que tengas que anular nada a mano.

Los errores ya no se borran

Hasta ahora, muchas oficinas corregían una factura mal hecha abriéndola y cambiando el dato. Con Verifactu eso ya no se puede. Cualquier corrección exige un registro nuevo (artículo 8.2.a):

• Si el error está en el importe, el IVA o el cliente, se emite una factura rectificativa.
• Si la factura no debió emitirse, se genera un registro de anulación.

En la práctica, esto obliga a revisar antes de emitir. Si tus técnicos facturan desde el móvil con precios que no siempre cuadran, cada error será una rectificativa. Otra razón para centralizar la emisión en la oficina, al menos al principio.

Anticipos y acopios de material

Cuando pides un anticipo para comprar material, emites una factura de anticipo. Al terminar, la factura final descuenta ese anticipo. El registro de Verifactu recoge la fecha del pago anticipado cuando es distinta de la de expedición (artículo 10.1.e). Comprueba que tu programa gestiona bien la factura de anticipo y su descuento en la final, porque ya no podrás arreglarlo editando.

Certificaciones de obra

Si facturas obra por certificaciones mensuales, cada certificación es una factura con su registro. Las retenciones de garantía y los descuentos por anticipos tienen que salir bien a la primera. Si tu programa de obra no es el que factura, averigua cuál de los dos emite la factura con Verifactu.

Cuotas de mantenimiento en remesa

Las facturas recurrentes de los contratos de mantenimiento se emiten en bloque cada mes, trimestre o año. Con Verifactu, cada una es una factura con su registro. Comprueba que la emisión en remesa genera todos los registros y, en modalidad VERI*FACTU, que los envía. Lo vemos en contratos de mantenimiento.

Series de facturación

Si tienes series separadas (obra, SAT, mantenimiento, rectificativas), mantenlas. El registro incluye número y serie (artículo 10.1.d). Evita crear series nuevas cada año por costumbre sin preguntar al proveedor cómo las trata.

La factura electrónica entre empresas: aprobada, pero sin fecha

Verifactu no es la factura electrónica obligatoria. Son dos obligaciones distintas.

La factura electrónica entre empresarios y profesionales la regula el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Obliga a enviar las facturas a otras empresas en formato electrónico estructurado, a través de plataformas privadas o de una solución pública de la Agencia Tributaria.

Lo confirmado: el Real Decreto está en vigor. Su aplicación efectiva se retrasa 12 meses para empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones y 24 meses para el resto. Esos plazos cuentan desde la entrada en vigor de una orden ministerial que regula la solución pública (disposición final cuarta).

Lo pendiente: a 30 de septiembre de 2026, esa orden no se ha publicado en el BOE. El proyecto de orden que se sometió a consulta en abril apuntaba a una entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. Si se cumpliera, las fechas serían el 1 de octubre de 2027 y el 1 de octubre de 2028. No lo des por hecho hasta que la orden salga en el BOE.

Para una instaladora, esto tiene una consecuencia práctica: cuando la norma se aplique, tus clientes empresa tendrán que comunicar si aceptan o rechazan tus facturas y cuándo las pagan. Esa información sobre pagos será una palanca para cobrar a tiempo. Lo explicamos en cobrar a tiempo.

Qué preguntar a tu proveedor de software

Llévate esta lista a la próxima llamada. Pide las respuestas por escrito.

• ¿Me enviáis la declaración responsable de la versión que voy a usar? ¿Dónde la veo dentro del programa?
• ¿Qué modalidad admite el programa: VERI*FACTU, no VERI*FACTU o las dos? ¿Puedo cambiar después?
• ¿La app de los técnicos puede emitir facturas? ¿Qué pasa si no hay cobertura en ese momento?
• ¿Cómo se hace una rectificativa? ¿Y una factura en sustitución de una simplificada?
• ¿Cómo trata los anticipos, las certificaciones de obra y las retenciones de garantía?
• ¿La emisión en remesa de cuotas de mantenimiento genera y envía todos los registros?
• ¿Cómo exporto las facturas y los registros a mi asesoría?
• ¿Tenéis previsto el formato de factura electrónica entre empresas del Real Decreto 238/2026?
• ¿Qué cuesta la adaptación? ¿Va incluida en la cuota o se paga aparte?

Si tu programa actual no responde bien a esta lista, tienes hasta diciembre para cambiar con calma. Después, cambiar de programa con prisas y en plena campaña de calefacción es mala idea. En la comparativa de programas SAT tienes las opciones que se usan en España, con precios y con su estado de Verifactu.

Un calendario de preparación