Parte de trabajo para instaladores: qué campos debe llevar por gremio (con plantilla)

El parte de trabajo es el papel más humilde de una empresa instaladora. También es el que más dinero mueve. De él sale la factura, con él se defiende una reclamación y en él se apoya el registro de mantenimiento que te puede pedir una inspección.

El problema es que casi siempre se diseña al revés. Alguien imprimió un talonario hace diez años, los técnicos lo rellenan como pueden y la oficina adivina el resto. Esta guía explica qué debe llevar un parte para que sirva a la vez a la oficina, al cliente y a la normativa, gremio por gremio, y termina con una plantilla que puedes copiar.

Un parte, cuatro funciones

Antes de hablar de campos, conviene tener claro para qué sirve. Un parte bien hecho cumple cuatro funciones a la vez:

1. Albarán. Acredita que se entregó un trabajo y un material. Si el cliente firma, acepta lo que pone.
2. Prueba. Si dentro de tres meses el cliente dice que nadie fue, o que el equipo se rompió por vuestra culpa, el parte con hora, fotos y firma es tu defensa.
3. Base de la factura. Horas, desplazamiento y material. Lo que no está en el parte no llega a la factura. Lo que no se apunta, no se cobra.
4. Registro reglamentario. En climatización, gas o protección contra incendios, parte de lo que apuntas es información que la norma te obliga a registrar y conservar.

Si tu parte solo cumple una o dos de estas funciones, estás haciendo el trabajo dos veces: una en la calle y otra en la oficina.

Los campos comunes a todos los gremios

Estos campos valen para cualquier instaladora. Si falta alguno, la oficina tendrá que llamar al técnico o al cliente para completarlo.

Campo	Para qué sirve	Error habitual
Número de parte correlativo	Localizarlo y saber si falta alguno	Talonarios sin numerar o numeración por técnico
Cliente y dirección de la intervención	Facturar a quien corresponde y volver al sitio correcto	Poner solo el nombre del administrador de fincas
Persona de contacto y teléfono	Confirmar la visita y la firma	No saber quién firmó
Equipo intervenido (marca, modelo, número de serie)	Historial del equipo y garantías	«La máquina de arriba»
Tipo de trabajo (avería, preventivo, instalación, garantía)	Facturar o no, y medir el trabajo	Todo como «reparación»
Fecha, hora de llegada y hora de salida	Horas facturables y prueba de presencia	Solo la fecha
Técnico o técnicos	Saber quién hizo qué y cuántas horas se imputan	Firmar solo el oficial y no el ayudante
Descripción del trabajo realizado	Que otro técnico entienda qué se hizo	«Revisado, OK»
Material con referencia y cantidad	Factura y stock de la furgoneta	«Material vario»
Desplazamiento	Cobrarlo, si tu tarifa lo incluye	Olvidarlo
Fotos antes y después	Prueba y diagnóstico a distancia	Fotos en el móvil personal del técnico
Trabajo pendiente o próxima acción	Presupuestar, pedir material, programar la vuelta	Apuntarlo en la furgoneta y perderlo
Firma, nombre y DNI de quien firma	Aceptación del trabajo	Firma ilegible sin nombre
Observaciones del cliente	Recoger quejas o conformidad en el momento	No dejar espacio

Campos que añade cada gremio

Esta es la diferencia entre una plantilla genérica de «parte de horas» y un parte de instalador. Cada reglamento te exige registrar cosas concretas, y lo más eficiente es recogerlas en el mismo parte.

Climatización y refrigeración

El Reglamento (UE) 2024/573 obliga a llevar un registro por cada aparato sujeto a control de fugas (artículo 7). Ese registro debe recoger, entre otros datos:

• la cantidad y el tipo de gas que contiene el aparato;
• las cantidades añadidas en mantenimiento o por fugas, con fecha;
• las cantidades recuperadas;
• si el gas añadido es reciclado o regenerado;
• la identidad de la empresa que interviene, con su número de certificado y también la persona física que hace la operación;
• las fechas y resultados de los controles de fugas y de las reparaciones.

El registro lo lleva el operador del equipo (normalmente el titular), pero la empresa que trabaja por su cuenta debe conservar una copia al menos cinco años (artículo 7.2). Si el parte recoge esos datos, ya tienes tu copia.

Además, en España solo pueden manipular gases fluorados personas certificadas que trabajen dentro de una empresa habilitada (RD 115/2017, artículo 3). Por eso conviene que el parte incluya el número de certificado del técnico.

En instalaciones térmicas, el RITE exige un registro de las operaciones de mantenimiento y reparaciones que forma parte del Libro del Edificio. Lo confecciona la empresa mantenedora, que responde de las anotaciones, y se conserva al menos cinco años (artículo 27). Lo explicamos en detalle en la guía de mantenimiento RITE.

Campos a añadir:

• Tipo de refrigerante y carga nominal del equipo.
• Kilos añadidos, kilos recuperados y origen del gas añadido.
• Resultado del control de fugas y método usado.
• Número de certificado del técnico y de la empresa.
• Operaciones de mantenimiento hechas, según el manual o la tabla que aplique.

Gas

En instalaciones receptoras de gas, lo más habitual en el parte es el mantenimiento de aparatos (calderas, calentadores) y las reparaciones. Apunta las mediciones que hagas (por ejemplo, de combustión) y el estado de ventilaciones y conductos de evacuación.

Si tu empresa hace inspecciones periódicas de instalaciones receptoras, la ITC-ICG 07 del reglamento de gas fija que las anomalías detectadas se recogen en un informe que se entrega al usuario. Todas las fugas se consideran anomalía principal y, si no se corrigen en el momento, hay que interrumpir el suministro y precintar. Ese informe tiene su propio formato; no lo confundas con el parte de trabajo.

Campos a añadir:

• Categoría de la empresa y del instalador que interviene.
• Aparato: tipo, potencia, marca, modelo y número de serie.
• Mediciones realizadas y resultados.
• Anomalías observadas y si se comunicaron al usuario por escrito.

Electricidad

El REBT obliga a la empresa instaladora en baja tensión a mantener al día un registro de las instalaciones ejecutadas o mantenidas y a conservar los contratos de mantenimiento al menos cinco años después de su fin (ITC-BT-03, apartado de obligaciones).

Ojo con una confusión frecuente: el certificado de instalación (el «boletín») es un documento oficial que se presenta ante la comunidad autónoma antes de poner en servicio la instalación (ITC-BT-04). El parte no lo sustituye. Lo que sí puede hacer el parte es recoger los datos de la visita que luego pasan al certificado o al registro.

Campos a añadir, si es una revisión o mantenimiento:

• Mediciones de resistencia de aislamiento y de puesta a tierra, con el equipo usado.
• Prueba de diferenciales.
• Anomalías detectadas y si suponen peligro.

Protección contra incendios

Aquí el parte y el acta de mantenimiento están muy cerca. El RIPCI obliga a la empresa mantenedora a:

• emitir un certificado de cada mantenimiento periódico, con copia de las listas de comprobación usadas y los resultados (artículo 17.e);
• conservar cinco años la documentación de las operaciones, con fechas, resultados, incidencias y elementos sustituidos (artículo 17.d);
• poner en cada extintor mantenido una etiqueta con su número de identificación, nombre, dirección, fecha de la operación y fecha de la próxima revisión, y llevar un registro de extintores (artículo 17.g).

El anexo II fija el contenido mínimo del acta: datos de la propiedad y de sus representantes, empresa mantenedora y su declaración de estar habilitada para cada sistema, personas que hacen el mantenimiento, y listas de comprobación. Permite usar los formatos de la serie UNE 23580.

Campos a añadir:

• Sistema o equipo (extintores, BIE, detección, rociadores…) y su identificación.
• Operaciones hechas según la tabla que aplique (trimestral, semestral, anual, quinquenal).
• Elementos sustituidos.
• Firma de la mantenedora y del representante de la propiedad.

Telecomunicaciones y fotovoltaica

En telecomunicaciones, apunta el tipo de instalación (infraestructura común, redes de datos, CCTV…), las mediciones de señal o de certificación de cableado y los puntos intervenidos.

En fotovoltaica, registra los números de serie del inversor, de las baterías y, si es posible, de los módulos, porque las garantías de los fabricantes van por número de serie. En la puesta en marcha, apunta la configuración del inversor y las lecturas iniciales. La legalización de estas instalaciones pasa por el certificado de instalación del REBT, igual que en electricidad.

Reparación de aparatos de uso doméstico

Si reparas o instalas aparatos domésticos para particulares, sigue vigente el Real Decreto 58/1988. Afecta a tres documentos:

• Presupuesto previo. El usuario tiene derecho a pedirlo por escrito y es válido al menos treinta días (artículo 3.1). Debe incluir, entre otros datos, marca, modelo y número de serie del aparato, diagnóstico y espacio para la firma de aceptación.
• Factura detallada. Operaciones realizadas, piezas usadas y tiempo de mano de obra con sus importes, desplazamiento, marca y modelo del aparato (artículo 5.1). El desplazamiento se cobra una sola vez aunque se reparen varios aparatos (artículo 5.4).
• Garantía. Las reparaciones e instalaciones quedan garantizadas al menos tres meses (artículo 6.2).

Si tu parte recoge marca, modelo, serie, piezas y tiempos, la factura que exige este decreto sale casi sola.

Plantilla de parte de trabajo

Esta es la estructura que proponemos. Cópiala en tu procesador de textos o en tu programa, y añade los campos de tu gremio del apartado anterior.

Bloque	Campos
Cabecera	Nombre de la empresa, NIF, n.º de habilitación, n.º de parte, fecha
Cliente	Nombre o razón social, NIF (si se factura a empresa), dirección de la intervención, contacto y teléfono
Aviso	N.º de aviso o de contrato, tipo (avería, preventivo, instalación, garantía), síntoma descrito por el cliente
Equipo	Tipo, marca, modelo, n.º de serie, ubicación
Técnicos	Nombre, n.º de certificado o carné, hora de llegada, hora de salida
Trabajo	Descripción de lo hecho, mediciones, resultado
Material	Referencia, descripción, cantidad, procedencia (furgoneta o almacén)
Gremio	Campos específicos (refrigerante, mediciones, lista de comprobación…)
Pendiente	Trabajo que queda, material a pedir, ¿necesita presupuesto?
Cierre	Observaciones del cliente, conformidad sí/no, nombre, DNI y firma del cliente, firma del técnico

Y esta es la lista que debería repasar el técnico antes de irse:

• Hora de llegada y de salida apuntadas.
• Todo el material usado, con referencia y cantidad.
• Equipo identificado con marca, modelo y número de serie.
• Fotos del antes y del después, guardadas en el parte y no solo en el móvil.
• Campos del gremio completos (gas añadido, mediciones, lista de comprobación).
• Trabajo pendiente anotado, si lo hay.
• Firma del cliente con nombre legible y DNI.
• Copia entregada o enviada al cliente.

Papel, Excel o app

No hay una respuesta única. Depende de cuántos técnicos tengas y de cuántos partes haga cada uno al día.

	Papel	Excel u hoja compartida	App de partes
Coste inicial	Talonarios	Casi nulo	Licencia mensual
Firma del cliente	Sí	Difícil	Sí, en pantalla
Fotos	No	Aparte	Dentro del parte
Sin cobertura	Sí	Depende	Solo si la app lo permite
Llega a la oficina	Cuando vuelve el técnico	Cuando alguien lo pasa	Al momento
Convierte en factura	Se vuelve a teclear	Se copia	Con un clic, si la app factura
Registro reglamentario	Hay que archivarlo	Hay que mantenerlo	Queda en el historial del equipo

Según el diagnóstico de digitalización que hizo CONAIF en 2021 con 1.041 empresas instaladoras, en torno al 80 % ya gestionaba sus presupuestos de forma digital, pero solo un 12,6 % estaba altamente digitalizado (Climanoticias). El parte suele ser el último papel que queda.

Si vas a pasar a una app, exige que funcione sin cobertura. Sótanos, cuartos de calderas y cubiertas son el sitio de trabajo normal de un técnico. Comparamos las opciones en programa SAT para instaladores.

Los errores que más dinero cuestan

El parte llega a la oficina tres días después. El técnico ya no recuerda cuánto material usó y la factura sale a final de mes. Cada día de retraso en la factura es un día más de cobro.

Parte sin material. El técnico pone «cambio de pieza» sin referencia. La oficina no sabe qué facturar ni qué reponer en la furgoneta, y el inventario deja de cuadrar.

Parte sin firma o con firma sin nombre. Si hay reclamación, no puedes demostrar quién aceptó el trabajo. En comunidades de propietarios, pide el nombre y el cargo de quien firma.

Horas redondeadas. «Una mañana» no es una hora de llegada. Si el cliente discute la factura, necesitas horas reales.

Todo como «reparación». Si no distingues avería, preventivo, garantía e instalación, no sabes cuánto te cuesta cada tipo de trabajo ni qué parte está cubierta por un contrato. Lo explicamos en cómo organizar el SAT.

El pendiente se queda en la furgoneta. «Hay que cambiar el compresor» apuntado en una libreta es un presupuesto que nunca se envía.

Del parte a la factura

El objetivo es que el parte cerrado sea la factura en borrador. Horas, desplazamiento y material ya están; la oficina solo revisa precios y emite.

Esto importa más a partir de 2027. Con Verifactu, cada factura debe emitirse con un programa que cumpla el reglamento de sistemas de facturación, y la factura queda registrada en el momento de emitirla. Si hoy facturas pasando a mano los partes a un Excel, tendrás que cambiar esa costumbre. Te lo contamos en Verifactu en una empresa instaladora.