Mantenimiento RITE para la empresa mantenedora: periodicidades, registro y certificado

Casi todo lo que se publica sobre el mantenimiento del RITE está escrito para el dueño de la caldera o del aire acondicionado. Esta guía está escrita para el otro lado de la mesa: la oficina de la empresa mantenedora. Qué te obliga a hacer el Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE), qué papeles tienes que generar, quién firma qué y qué tienes que poder enseñar si un día llega una inspección.

Citamos el texto consolidado del Real Decreto 1027/2007 en el BOE, con los artículos concretos. La última reforma de fondo fue el Real Decreto 178/2021, en vigor desde el 1 de julio de 2021.

Quién tiene que mantener y cuándo

El punto de partida es doble. El titular de la instalación responde de que se mantenga y de guardar la documentación (artículo 25.5). La empresa mantenedora habilitada es la única que puede hacer ese mantenimiento (artículo 26.1). Y el artículo 25.1 deja claro que la garantía del equipo no sustituye al mantenimiento. Es un argumento que conviene tener a mano cuando un cliente dice «si está en garantía, ya me lo arreglarán».

A partir de ahí, el artículo 26.6 separa tres casos según la potencia térmica nominal total instalada en generación de calor o frío:

Potencia de la instalación	Qué exige el RITE	Documento clave
De 5 kW a 70 kW, ambos incluidos	Mantenimiento por empresa mantenedora, según el «Manual de uso y mantenimiento»	Registro de operaciones
Más de 70 kW	Además, contrato de mantenimiento firmado por el titular	Registro + certificado anual
Más de 5.000 kW en calor o 1.000 kW en frío, o solar de más de 400 kW	Además, un director de mantenimiento (técnico titulado competente)	Registro + certificado firmado también por el director

Dos matices útiles para la oficina:

• Solar térmica. Se clasifica por la potencia del equipo de apoyo. Si no hay apoyo, la potencia se calcula multiplicando la superficie de apertura de los captadores por 0,7 kW/m² (artículo 26.7).
• Mantenimiento propio. Un titular puede mantener sus propias instalaciones con personal de plantilla si presenta una declaración responsable de cumplir los requisitos de empresa mantenedora (artículo 26.8). Es habitual en hospitales, hoteles o industrias grandes. No es tu cliente para ese servicio, pero sí puede serlo para reparaciones.

La tabla de periodicidades (IT 3, tabla 3.1)

La instrucción técnica IT 3.3 dice que el mantenimiento preventivo sigue el programa del «Manual de uso y mantenimiento» de la instalación, con estas periodicidades como mínimo. Reproducimos la tabla 3.1 tal como figura en el texto consolidado del BOE:

Equipos y potencias útiles nominales (Pn)	Viviendas	Restantes usos
Calentadores de ACS a gas, Pn ≤ 24,4 kW	5 años	2 años
Calentadores de ACS a gas, 24,4 kW < Pn ≤ 70 kW	2 años	Anual
Calderas murales a gas, Pn ≤ 70 kW	2 años	Anual
Resto instalaciones calefacción Pn ≥ 70 kW (así figura en el BOE)	Anual	Anual
Aire acondicionado, Pn ≤ 12 kW	4 años	2 años
Aire acondicionado, 12 kW < Pn ≤ 70 kW	2 años	Anual
Bomba de calor para ACS, Pn ≤ 12 kW	4 años	2 años
Bomba de calor para ACS, 12 kW < Pn ≤ 70 kW	2 años	Anual
Instalaciones de potencia superior a 70 kW	Mensual	Mensual
Solares térmicas, Pn ≤ 14 kW	Anual	Anual
Solares térmicas, Pn > 14 kW	Semestral	Semestral

Sobre la cuarta fila: el texto del BOE dice literalmente «Pn ≥70 kW», mientras que la fila de «instalaciones de potencia superior a 70 kW» exige revisión mensual. Si tienes una instalación de calefacción que no encaja claramente en otra fila, aplica el criterio más exigente que resulte razonable y déjalo documentado en el registro.

Debajo de la tabla, la IT 3.3 añade tres reglas que en la oficina se olvidan a menudo:

1. Supervisión remota. En instalaciones de hasta 70 kW con supervisión remota en continuo, la periodicidad puede alargarse hasta 2 años, siempre que se garanticen la seguridad y la eficiencia energética.
2. El fabricante manda. «En todos los casos se tendrán en cuenta las especificaciones de los fabricantes». Si el manual del equipo pide una revisión anual, la tabla es solo el mínimo legal.
3. Sin manual, criterio profesional. Para instalaciones de hasta 70 kW sin «Manual de uso y mantenimiento», la mantenedora aplica su criterio profesional. La tabla 3.2 sirve de guía orientativa de operaciones.

Para más de 70 kW, la tabla 3.3 detalla las operaciones con su frecuencia. Además, la IT 3.4 exige un programa de gestión energética: mediciones periódicas del rendimiento de los generadores de calor y de frío. La frecuencia depende del tramo de potencia y va desde cada dos años en los tramos bajos a mensual en los generadores de más de 1.000 kW.

Cómo convertir la tabla en agenda

La tabla solo sirve si se traduce en visitas programadas. Lo práctico es registrar, por cada equipo del cliente:

• tipo de equipo y potencia útil nominal;
• uso del edificio (vivienda o restantes usos);
• periodicidad legal mínima y periodicidad del fabricante;
• la que aplicas (la más exigente de las dos);
• fecha de la última revisión y fecha de la próxima.

Con esos cinco datos, cualquier hoja de cálculo o programa SAT puede generar la agenda del año. Sin ellos, la agenda depende de la memoria del técnico.

El registro de operaciones de mantenimiento (artículo 27)

Es el documento más importante del día a día, y el que más se descuida.

El artículo 27 del RITE dice tres cosas:

1. Toda instalación térmica debe tener un registro con las operaciones de mantenimiento y las reparaciones. Forma parte del Libro del Edificio. No hay umbral de potencia: aplica también a las de menos de 70 kW.
2. El titular responde de que exista y de tenerlo a disposición de la administración. Se conserva al menos cinco años desde cada operación.
3. La empresa mantenedora confecciona el registro y responde de las anotaciones.

El tercer punto es el que te afecta. Si en una inspección el registro está vacío o incompleto, la primera pregunta será quién lo tenía que rellenar. Y la respuesta está escrita en el BOE.

Qué debería recoger cada anotación

El RITE no fija un formato. Una anotación útil, que sirva ante una inspección y ante una reclamación, recoge:

• fecha de la intervención y tipo (preventivo, correctivo, reparación);
• equipo intervenido, identificado por marca, modelo y número de serie;
• operaciones realizadas, con referencia a la tabla aplicada;
• mediciones tomadas, cuando proceda (combustión, presiones, temperaturas);
• piezas sustituidas y material empleado;
• gas refrigerante añadido o recuperado, con tipo y cantidad;
• anomalías detectadas y recomendaciones al titular;
• técnico que interviene, con su carné o certificado;
• firma o conformidad del titular o de su representante.

Si esto te suena a un parte de trabajo bien hecho, es porque lo es. Un buen parte es la anotación del registro. Lo desarrollamos en qué debe llevar un parte de trabajo.

El certificado anual de mantenimiento (artículo 28)

El certificado de mantenimiento es obligatorio solo donde lo es el contrato, es decir, en instalaciones de más de 70 kW. Cada año lo firman la empresa mantenedora y, si es preceptivo, el director de mantenimiento. Su validez es de un año como máximo.

El artículo 28.2 fija el contenido mínimo:

• identificación de la instalación, con el número de expediente con el que se registró;
• identificación de la empresa mantenedora, del mantenedor habilitado responsable y del director de mantenimiento, si lo hay;
• declaración expresa de que la instalación se ha mantenido según el Manual y cumple la IT 3;
• resumen de consumos anuales: combustible, electricidad, agua de llenado, agua caliente sanitaria, contadores individuales de ACS y energía térmica;
• resumen de aportaciones anuales de la central de producción, de renovables y de cogeneración, si las hay.

Si no puedes obtener algún dato, el certificado debe justificarlo.

Dos cosas dependen de cada comunidad autónoma: el modelo de certificado y si hay que presentarlo ante el órgano competente. El RITE dice que se enviará «si así se determina». Consulta la sede electrónica de industria o energía de cada comunidad donde tengas instalaciones de más de 70 kW. Si trabajas en varias, apunta en la ficha del cliente qué modelo usa cada una y cuándo vence.

Las inspecciones periódicas de eficiencia energética (IT 4)

Las inspecciones no las hace la mantenedora. Las hacen agentes acreditados por la comunidad autónoma, que elige libremente el titular (artículo 31.2). Pero tu registro es lo primero que van a mirar.

Según la IT 4.2 y la IT 4.3:

Qué se inspecciona	A partir de	Cada cuánto
Calefacción y ACS (salvo sistemas solo de ACS de hasta 70 kW)	Generadores de calor de más de 70 kW	Cada 4 años
Aire acondicionado y ventilación	Generadores de frío de más de 70 kW	Cada 4 años
Instalación térmica completa	Más de 70 kW y más de 15 años de antigüedad	Coincide con la primera inspección tras los 15 años; después, cada 15 años

La inspección de la instalación completa revisa expresamente el registro oficial de las operaciones de mantenimiento y la adecuación del Manual (IT 4.2.3). En las de calefacción, el rendimiento a potencia útil nominal no debe bajar del 80 %.

La IT 4.3.4 exime de estas inspecciones a instalaciones con contrato de rendimiento energético y a edificios con ciertos sistemas de automatización y control. Si tu cliente está en ese caso, apúntalo en su ficha: te ahorrará explicaciones.

Por qué te interesa como mantenedora. Un cliente de más de 70 kW necesita saber cuándo le toca la inspección. Avisarle con tiempo, y tener el registro impecable, es un servicio que justifica el contrato.

Qué necesitas tú para ser empresa mantenedora (artículos 36 y 37)

La habilitación se obtiene con una declaración responsable ante la comunidad autónoma donde te estableces. Desde que la presentas, te habilita para trabajar en toda España y por tiempo indefinido (artículo 36 del RITE y artículo 13.3 de la Ley 21/1992, de Industria). No te pueden pedir documentación junto a la declaración, pero debes tenerla disponible si la administración la requiere.

Los requisitos del artículo 37 son:

• documentación que te identifique y, si eres sociedad, un objeto social que incluya el mantenimiento de instalaciones térmicas;
• alta en la Seguridad Social y estar al corriente de pago;
• seguro de responsabilidad civil profesional de al menos 300.000 € (o garantía equivalente);
• al menos un operario en plantilla con carné profesional RITE;
• personal certificado en gases fluorados cuando proceda;
• si trabajas con instalaciones frigoríficas de nivel 2, medios técnicos adicionales, plan de gestión de residuos, técnico titulado y un seguro de responsabilidad civil de al menos 900.000 €.

Cualquier cambio en esos datos, o el cese, se comunica en el plazo de un mes. Ten en cuenta dos situaciones típicas: la baja del único trabajador con carné y la renovación del seguro con una cobertura menor. Las dos pueden dejarte sin requisitos sin que nadie se dé cuenta.

Gases fluorados: el otro registro que llevas sin saberlo

Si mantienes equipos de climatización con refrigerantes fluorados, hay un segundo conjunto de obligaciones que se solapa con el RITE.

El Reglamento (UE) 2024/573 exige al operador del equipo (normalmente, tu cliente) llevar un registro por aparato sujeto a control de fugas (artículo 7.1). Incluye, entre otros datos, la cantidad y el tipo de gas, los gases añadidos o recuperados, la identidad de la empresa que interviene y de la persona física que realiza la operación con su número de certificado, y las fechas y resultados de los controles de fugas.

El artículo 7.2 obliga al operador a conservar esos registros al menos cinco años. Y añade que las empresas que hacen esas operaciones por cuenta del operador conservan una copia al menos cinco años. Es decir, tú también.

La frecuencia de los controles de fugas depende de la carga en toneladas equivalentes de CO₂ (artículo 5): por ejemplo, cada 12 meses por debajo de 50 toneladas, con excepciones para equipos herméticos. En España, el Real Decreto 115/2017 regula la certificación del personal y exige que la actividad se ejerza dentro de una empresa habilitada, lo que incluye a las habilitadas por el RITE.

En la práctica: si tu parte de trabajo ya recoge el gas añadido o recuperado, el técnico y su certificado, tienes cubierta la anotación del RITE y la copia del registro de fluorados con un solo documento.

Un contraste: protección contra incendios

Si también mantienes instalaciones de protección contra incendios, el RIPCI funciona distinto. Allí el contrato de mantenimiento es requisito para la puesta en servicio de la instalación (artículo 20.1.b), la mantenedora emite un certificado de cada mantenimiento periódico con las listas de comprobación (artículo 17.e) y conserva la documentación al menos cinco años (artículo 17.d). Las actas firmadas también deben estar a disposición de la comunidad autónoma durante cinco años (artículo 21). No mezcles los dos circuitos en el mismo modelo de documento.

Lo que tu oficina debe tener controlado

Esta lista está pensada para imprimirla y repasarla una vez al trimestre.

• Declaración responsable de empresa mantenedora presentada y justificante localizado.
• Póliza de responsabilidad civil vigente, con cobertura de al menos 300.000 € (900.000 € si hay instalaciones frigoríficas de nivel 2).
• Al menos un operario en plantilla con carné RITE en vigor. Apunta quién y hasta cuándo.
• Certificados de gases fluorados del personal que manipula refrigerante, con fecha de validez.
• Ficha de cada instalación con potencia, uso del edificio, periodicidad aplicada y próxima fecha.
• Contrato de mantenimiento firmado en todas las instalaciones de más de 70 kW.
• Registro de operaciones al día en cada instalación, con anotaciones firmadas.
• Certificados anuales emitidos (más de 70 kW), según el modelo de cada comunidad, y presentados si la comunidad lo exige.
• Calendario de inspecciones de eficiencia energética de los clientes de más de 70 kW.
• Copia de los registros de gases fluorados de cada equipo intervenido, guardada cinco años.
• Comunicación a la comunidad autónoma de cualquier cambio de datos en menos de un mes.

Cómo te ayuda (o no) el software

Nada de lo anterior exige un programa. Se puede llevar con carpetas y hojas de cálculo. Pero en cuanto pasas de unas decenas de instalaciones, lo difícil no es saber qué hay que hacer. Lo difícil es que no se escape ninguna fecha y que cada visita deje su anotación completa.

Un programa SAT útil para una mantenedora RITE hace tres cosas: guarda la ficha de cada equipo con su historial, genera las revisiones periódicas a partir del contrato y convierte el parte firmado en la anotación del registro. Pregunta en la demo si puedes sacar el registro completo de una instalación en un solo documento, ordenado por fechas. Si no pueden enseñártelo, ya tienes la respuesta.